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그룹웨어 다우오피스 공급사인 다우기술(대표이사 김윤덕)은 그룹웨어 도입을 검토 중인 담당자들이 가장 많이 검색하는 키워드로 메일, 전자결재, 메신저, 모바일, 근태관리가 Top5를 차지했다고 13일 밝혔다. 

이 같은 결과는 2014년 3월 그룹웨어 다우오피스 론칭 이후, 2018년 말까지 홈페이지에 접속한 86만여명의 접속 이력을 바탕으로 집계됐다. 

그룹웨어 도입을 위해 가장 많이 온라인에서 검색하는 키워드는 ‘메일’이다. 메일은 그룹웨어의 가장 기본이 되는 기능으로, 기업 내부 임직원 간 그리고 외부 협력사 간 소통을 위해 가장 중심이 되는 역할을 한다. 메일과 관련된 키워드를 보다 상세하게 살펴보면, 회사이메일·기업메일·메일호스팅·모바일메일 등 메일의 필요성에 따라 다양하게 변형돼 검색하는 경향을 찾아볼 수 있다. 파생되는 키워드가 많은 만큼, 메일과 관련된 다양한 기능을 요구하는 경우가 많다. 

다우오피스 메일은 약 20년간 메일 관련 사업을 운영하며 쌓인 노하우가 반영된 제품이다. 자체 개발한 메일 엔진을 탑재해 대용량 메일을 신속하게 처리해줌으로써, 메일 송·수신 안정성을 중시한다. 그뿐만 아니라 스팸 차단 기능이 기본 제공돼 메일로 인해 발생할 수 있는 보안사고를 사전에 안전하게 방어해주는 등 메일과 관련된 다양한 고객들의 니즈를 반영했다. 

두 번째 키워드는 ‘전자결재’이다. 기존 결재가 결재문서를 출력해 오프라인으로 서명을 받았다면, 전자결재는 온라인을 통해 기안을 작성하고 결재권자가 모바일이나 PC에서 한 번의 클릭으로 승인할 수 있다는 이점이 있다. 이러한 전자결재 기능은 시간 절약뿐만 아니라 결재 받은 문서들을 그대로 그룹웨어 내 저장해, 기업 자산화 및 감사 등의 근거자료로 활용될 수 있다. 

실제로 다우오피스 전자결재는 오프라인의 결재 프로세스인 결재, 전결, 후결, 대결 등을 온라인으로 완벽히 지원한다. 더불어 PC와 모바일앱 간 100% 연동으로, 결재권자가 언제 어디서나 모바일을 통해 누락 없이 결재를 할 수 있어 업무 효율성을 높일 수 있다. 또한 타 제품에는 없는 전자결재 양식 100여종과 자체 제작이 가능한 양식편집기를 무상으로 제공함으로써, 고객사 내에서 필요한 결재 양식을 편집해 손쉽게 활용이 가능하다. 

세 번째로 많이 검색되는 키워드는 ‘메신저’이다. 협업의 간편화·단순화라는 트렌드에 맞춰, 메일 중심의 협업 패턴이 점차 메신저 중심으로 옮겨지고 있다. 국내외 다양한 메신저 기반의 협업 서비스 출시도 이를 증명한다. 메신저는 간편한 업무 공유도 중요하지만, 보안이 절대적으로 필요한 기능이기도 하다. 특히 모바일에서의 메신저 사용은 보안상 문제가 불거질 가능성이 더 높다. 개인용 메신저를 활용해 업무 자료를 공유하다가 회사의 중요한 정보가 유출되는 경우가 발생할 수 있어, 기업용 전문 메신저 서비스를 사용하는 것이 안전하다. 

이에 대한 대응으로 다우오피스 메신저는 메신저를 통해 주고받은 파일의 미리보기 기능을 지원한다. 이는 파일 다운로드를 통해 가능한 내부 정보 유출을 사전에 방지하고자 제공되고 있다. 더불어 메시지 및 파일 누적 데이터는 자동 백업을 지원하고, PC메신저는 화면 크기에 상관없는 반응형 UX구현으로 사용자 편의에 맞게 사용이 가능하다. 

네 번째로는 ‘모바일’ 키워드가 자주 검색되고 있다. ‘스마트 오피스’, ‘모바일 오피스’와 같이 시공간의 제약을 받지 않고, 업무의 연속성이 유지될 수 있는 업무환경에 기업들의 관심이 쏠리고 있다. 이에 사무실 내 PC와 모바일 간의 유연한 연동 또한 중시되는 그룹웨어 검토 요건에 항상 포함된다. 

다우오피스는 2014년 출시 당시부터 이러한 업무트렌드가 반영된 모바일에 최적화된 그룹웨어를 지향하고 있다. Push 알림을 통한 실시간 업무현황 파악이 가능함은 물론이고, 메신저 기능으로 즉각적인 소통이 가능하다. 특히 개인비서 기능인 ‘Today’ 기능을 통해 오늘 진행해야 할 모든 업무들에 대한 요약 정보를 한 눈에 볼 수 있다. 

이 외에 인트라넷, 협업, 일정관리공유, 업무프로세스 등의 검색어가 눈에 띄며, 그 중에서도 ‘주 52시간 근무제’ 관련 키워드가 급부상 중인 것으로 나타났다. 근태관리, 인사관리, 워라밸 등의 키워드가 그것이며 그 중 ‘근태관리’ 키워드가 5위에 올랐다. 

다우오피스 또한 주 52시간 근무제에 대응하기 위한 기능을 점차적으로 선보이고 있다. 우선 PC와 모바일을 통해 출퇴근 시간 체크·관리, GPS 및 IP 기록으로 부정 출퇴근을 방지하는 기능이 제공된다. 유연근무제 대응을 위해 누적 근무시간, 초과 근무시간, 잔여 근무시간 등 근무 통계 보기 기능 또한 1분기 출시를 앞두고 있다. 더불어 고객사의 다양한 요구사항을 반영하고자 출입 통제 솔루션 연동 및 PC OFF 솔루션과의 연동 상품도 출시할 계획이다. 

다우기술은 그룹웨어는 기업 솔루션 중 유일하게 전 직원에게 계정을 부여해 사용하는 솔루션이며, 출근부터 퇴근까지 업무의 시작과 끝을 함께하는 솔루션이기에 변화하는 업무 환경에 따라 다우오피스처럼 무상 업그레이드 지원은 필수라고 밝혔다. 

다우기술 정종철 상무는 “다우오피스는 론칭 이후부터 항상 고객사의 니즈를 파악하고자 연 1회 이상 전 고객사 대상 만족도 조사를 진행해 제품의 개선 방향과 요구 사항을 반영한다”고 말했다. 이어 “현재에도 꾸준히 변화하는 업무 환경에 발맞춰 다우오피스를 가장 최신의 제품으로 이용할 수 있도록 지속적으로 개발을 진행하고 있다”고 덧붙였다.